Français \| Library \| Contact Us \| Search Laurentian

Future Students

Students

Alumni

Support LU

Academic Matters

Research

Athletics

Community

Services

Office of the President

About LU

Committee Terms of Reference

PROCEDURES FOR THE EVALUATION AND SELECTION OF SENIOR ACADEMIC ADMINISTRATORS

(approved at the meeting of the Board of Governors of June 8, 2001)

PRESIDENT

RENEWAL OF APPOINTMENT

At least 18 months prior to the expiry of the term of the incumbent the Chairman of the Board shall determine if the incumbent intends to seek a renewal of the appointment. If the response is positive, the Executive Committee of the Board (including the Senate representatives) shall act as an Evaluation Committee.

The Evaluation Committee shall determine within a 3-month period whether or not to recommend renewal. In carrying out its deliberation the committee shall consider the criteria employed by the Presidential Search Committee in its search for the individual, the goals established by the Board and the President during the President's current term, and the broad objectives of the University for the next five years.
The Committee shall meet with the President at the beginning of the process to discuss the review and to provide an opportunity for the President to submit a self-evaluation
In seeking informed opinion on the President's performance, the committee shall consult widely with the internal University community and appropriate individuals and groups external to the University. The Committee shall, in writing, solicit views from the internal community and meet in confidence with groups or individuals that wish to make a presentation.
A positive recommendation for renewal shall be presented to Senate for comment and to the Board of Governors for approval
If the incumbent does not intend to seek a renewal or if the Evaluation Committee recommends that the position be opened for competition, the Executive Committee shall recommend to the Board of Governors that the Board institute a Presidential Search Committee.
All deliberations of the committee shall be confidential.

SEARCH COMMITTEE

Except for the procedures and requirements set out in this memorandum, the Presidential Search Committee shall determine its own procedures. In establishing these procedures, the Committee shall give careful consideration to the need to communicate with the community on the process and any additional procedures they may establish. Members of the Committee shall sit as individuals and not as delegates or representatives of any group.

MEMBERSHIP

The Search Committee shall be composed of 11 members as follows:

the Chair of the Board who shall be the Chair of the Committee
3 members of the Board of Governors appointed by the Board
1 non-academic staff member (i.e. not a faculty member) appointed by the Board
4 faculty members appointed by Senate
1 student appointed by Senate
1 representative nominated by the Laurentian University Alumni Association

The Board Secretary shall serve as a non-voting secretary to the Committee. The composition of the committee shall reflect the bilingual nature of the University, and a reasonable gender balance. The Chair of the Committee shall be responsible for initiating additional procedures should the initial committee composition not reflect a reasonable gender and/or language balance.

TERMS OF REFERENCE AND PROCEDURE

1. The Committee shall in consultation with members of the university community and major external constituencies, establish the specific qualities and strengths expected of the next President.

2. The Committee shall take appropriate steps to advertise the position and to invite nominations.

3. No member of the Committee may become a candidate after the Committee starts to examine applications

4. The Committee shall attempt to make decisions by consensus. A recommendation of a candidate to Senate and Board shall require support of no less than 7 members of the Committee. The use of proxy votes shall not be permitted.

5. The Committee will consider all names placed before it and will develop a short list of candidates. Such candidates will be invited to meet with the committee and with such other persons or groups as the committee considers appropriate.

6. All deliberations of the Committee shall be confidential. Violations of confidentiality shall result in such sanctions, as the Board deems appropriate subject to the by-laws, regulations and policies of the University.

7. The Committee's recommendation shall be presented to Senate and to a subsequent meeting of the Board at the earliest possible time. The recommendation shall be supported by a comprehensive report of the work of the committee. With the agreement of the candidates, the report may disclose names of the individuals on the short list considered by the Committee. If not disclosed the report shall include a comparison of the candidates, protecting their identity and ensuring confidentiality. The comparison will indicate how individuals rate against the selection criteria and one another. If the committee recommendation is not approved by the Board of Governors, further nominations shall be presented one at a time.

8. Should recruiting and selection efforts not result in a recommended candidate in the time allotted by the Board, the committee shall report to the Board for further direction.

TERM OF APPOINTMENT

The normal term of the appointment of a President shall be five years.

Committee Terms of Reference

PROCÉDURE D'ÉVALUATION ET DE SÉLECTION DES ADMINISTRATEURS UNIVERSITAIRES SUPÉRIEURS

(approuvée à l'assemblée du Conseil des gouverneurs le 8 juin 2001)

RECTEUR

RENOUVELLEMENT DU MANDAT

Au moins 18 mois avant l'expiration du mandat du titulaire, le président du Conseil détermine si le titulaire a l'intention de solliciter le renouvellement de son mandat. Si la réponse est positive, le Comité exécutif du Conseil (y compris les représentants du Sénat) fait fonction de Comité d'évaluation.

Le Comité d'évaluation décide dans les 3 mois de recommander ou non le renouvellement du mandat. Au cours de ses délibérations, le Comité considère les critères utilisés par le Comité de sélection du recteur au moment de la sélection du titulaire, les objectifs fixés par le Conseil et le recteur durant le mandat actuel de ce dernier, et les objectifs généraux de l'Université pour les cinq prochaines années.
Le Comité rencontre le recteur au début du processus afin de discuter de l'évaluation et d'offrir l'occasion au recteur de soumettre une auto-évaluation.
Afin d'obtenir des opinions éclairées sur le rendement du recteur, le Comité procède à une vaste consultation auprès de la communauté universitaire et d'autres personnes et groupes appropriés à l'extérieur de l'Université. Le Comité sollicite par écrit des avis de la communauté universitaire et tient des réunions confidentielles avec les groupes ou les personnes qui désirent présenter leurs vues
La recommandation de renouveler le mandat du titulaire est soumise au Sénat afin qu'il fasse ses commentaires et au Conseil des gouverneurs pour approbation.
Si le titulaire n'a pas l'intention de solliciter le renouvellement de son mandat ou si le Comité d'évaluation recommande de mettre le poste au concours, le Comité exécutif recommande au Conseil des gouverneurs de constituer un Comité de sélection du recteur.
Toutes les délibérations du Comité sont confidentielles

COMITÉ DE SÉLECTION

Sauf pour les modalités et conditions précisées dans le présent document, le Comité établit sa propre procédure. En établissant cette procédure, le Comité considère soigneusement la nécessité de communiquer avec la communauté au sujet du processus et de toutes autres modalités qu'il peut établir. Les membres du Comité agissent à titre de particuliers et non de délégués ou représentants d'un groupe quelconque.

COMPOSITION

Le Comité de sélection se compose des 11 personnes suivantes:

le président du Conseil, qui assume la présidence du Comité
3 membres du Conseil des gouverneurs nommés par le Conseil
1 cadre supérieur non enseignant (c.-à-d. ne faisant pas partie du corps professoral) nommé par le Conseil
4 membres du corps professoral nommés par le Sénat
1 étudiant(e) nommé(e) par le Sénat
1 personne nommée par l'Association des anciens de l'Université Laurentienne

Le secrétaire du Conseil agit comme secrétaire non votant du Comité. La composition du Comité doit refléter la nature bilingue de l'Université et un équilibre raisonnable entre les hommes et les femmes. Il incombe au président du Comité de mettre sur pied des modalités supplémentaires si la composition initiale du Comité ne reflète pas un équilibre raisonnable entre les hommes et les femmes ou les groupes linguistiques.

MANDAT ET PROCÉDURE

1. En consultation avec les membres de la communauté universitaire et les principaux groupes externes, le Comité détermine les qualités et les atouts que doit posséder le prochain recteur.

2. Le Comité prend les dispositions nécessaires pour annoncer le poste et solliciter des candidatures.

3. Aucun membre du Comité ne peut se porter candidat une fois que le Comité a commencé à examiner les candidatures.

4. Le Comité tente d'en arriver à une décision collective. La recommandation d'un candidat ou d'une candidate au Sénat et au Conseil doit recevoir l'appui d'au moins 7 membres du Comité. Le vote par procuration n'est pas permis.

5. Le Comité examine toutes les candidatures et dresse une liste restreinte des candidates et candidats qui seront invités à rencontrer le Comité et les autres personnes ou groupes que le Comité juge appropriés.

6. Toutes les délibérations du Comité sont confidentielles. La divulgation de renseignements confidentiels entraînera les sanctions que le Conseil jugera appropriées, compte tenu des status, règlements et politiques de l'Université

7. La recommandation du Comité est présentée le plus tôt possible au Sénat et à une assemblée subséquente du Conseil des gouverneurs. Le Comité soumet un rapport détaillé de ses travaux à l'appui de sa recommandation. Avec l'accord des candidats et candidates, le rapport peut renfermer les noms des personnes dont les candidatures ont été prises en considération et qui figurent sur la liste restreinte. Si les noms de ces personnes ne sont pas communiqués, le rapport présente une comparaison des candidats et candidates tout en protégeant leur identité et en assurant la confidentialité. La comparaison classe chaque candidate ou candidate par rapport aux critères de sélection et par rapport aux autres candidats. Si le Conseil des gouverneurs n'accepte pas la recommandation du Comité, d'autres candidats sont présentés, un à la fois.

8. Si les efforts de recrutement et de sélection ne permettent pas de recommander un candidat ou une candidate dans le délai fixé par le Conseil, le Comité demande à ce dernier de lui donner d'autres directives.

DURÉE DU MANDAT

Normalement, le recteur est nommé pour une période de cinq ans.