FACULTY  OF  PROFESSIONAL  SCHOOLS  :  SPECIAL  REQUEST  FOR FUNDING

Background

·         The fund is based on an anticipated yearly allocation of approximately $10,000 to be provided for special requests to support student activities related to their study discipline, such as nationally-recognized guest speakers, student competitions, student participation in local or national conferences, or special one-time student project such as international internships or development projects.  Each successful application will be funded up to $1500 with additional funding provided from the host School.

Purpose

·         To provide one-time funding in any year in support of a student-led activity or a Unit activity that enhances the student learning experience outside the classroom. Group activities outside the classroom that are part of a credit-course are eligible for consideration.

Eligibility

·         Open to student councils or student groups and faculty members* with the written endorsement of the School director indicating the amount of funds she or he has committed on behalf of the Unit.

Order of Priorities for Assessment of Applications

1.       Student involvement in the organization of the event;

2.       School director has approved the event and allocated funding;

3.       Learning goals and benefits to students are clearly outlined in the Proposal and endorsed by the director or faculty advisor;

4.      While not excluding the possibility of more than one application from a School, priority will be given to a School for which it is the first application in that budget year.  In any budget year a School will be funded for no more than $1500 under this policy.

Funding

• Based on the priority of assessment and the merit of the application, we will attempt to help as many individuals as possible. After all submissions have been assessed, the Dean will determine the amount to be awarded to each applicant.
• Funding will be on a reimbursement basis.  Once the event has been completed the applicant will provide receipts and a request for reimbursement to the Director for signature.  The Director will forward the completed request for reimbursement, receipts and summary report to the Dean for final approval.  Please ensure that no outstanding expenses exist as of March 31 each year.

Application Guidelines

• Applications are to be submitted to the Director of the Unit by May 1^st and October 1^st using the subheadings below.  This funding opportunity may be cancelled by the Dean at any time due to budgetary constraints.  Approved commitments will be honoured
• Normally applications will be considered for initiatives to be completed in the six months subsequent to the deadline date.
• Proposals must conform to the guidelines or they will not be accepted for review.
• The following formal using Sub Headings must be used.  Applications not presented in the correct formal or missing required areas of information will not be considered for funding.  If a subheading is not applicable, please include it and indicate why.

i.                    Title

ii.                  Purpose (with specific reference to the mandate of the fund)

iii.                Objectives and anticipated benefits of project to students’ learning

iv.                Proposed Budget Please provide a detailed list of budget expenditures.  Current university guidelines for expenses should be used.

v.                  Other funding sources  Please identify other sources that you have applied to and what commitments you have obtained.  Please note that a commitment of funding from the Unit is required.

vi.                Estimated Date of Completion

vii.              Dissemination How will results be disseminated in written and oral form?

Accountability

• Summary Report

A summary report is required from all funded applicants at the time expenses are submitted.  The report should include the following:

i.                    Budget  copy from the original application with amount awarded

ii.                  A brief summary indicating how/if the initiative met the objectives listed in the funding proposal.

Please note

• Applicants who have not submitted a summary report will not be reimbursed and will not receive subsequent funding until the summary report is submitted.

* if the activity results in faculty incurring costs and requiring travel funds from the Dean, he/she must request the funds to the Dean, with the Director’s recommendation prior to approaching students with the plan.

FACULTÉ DES ÉCOLES PROFESSIONNELLES : DEMANDE SPÉCIALE DE FINANCEMENT

 Contexte

$    Doté d’environ 10 000 $ reposant sur une allocation annuelle anticipée, le fonds servira à répondre aux demandes spéciales des membres du corps étudiant qui souhaitent voir appuyer des activités liées à leur domaine d’études, telles que l’invitation d’éminents conférenciers, les concours, la participation à des conférences locales et nationales ou les initiatives uniques comme des stages à l’étranger ou des projets de développement. Chaque demande retenue pourrait recevoir jusqu’à 1 500 $ auxquels s’ajoutera un complément de l’École d’accueil.

Objectif

$   Apporter ponctuellement au cours d’une année des fonds à l’appui d’une activité menée par des membres du corps étudiant ou une unité d’enseignement, y compris les activités de groupe comptant pour un cours à crédits, et enrichir ainsi l’expérience pédagogique des étudiants à l’extérieur de la salle de classe.

Admissibilité

$   Le fonds est ouvert aux conseils ou groupes d’étudiants de même qu’aux membres du corps professoral* ayant reçu par écrit l’aval du directeur ou de la directrice de l’École avec engagement de fonds au nom de l’Unité.

Critères d’évaluation des demandes (ordre prioritaire)

1.   Les membres du corps étudiant participent à l’organisation de l’événement.

2.   Le directeur ou la directrice de l’École a approuvé l’événement et octroyé des fonds.

3.   Les objectifs d’apprentissage et les avantages pour les membres du corps étudiant sont clairement indiqués dans le projet et appuyés par le directeur ou la directrice de l’unité ou le conseiller ou la conseillère pédagogique de la Faculté.

4.   Bien que plus d’une demande puisse provenir d’une École, la priorité sera donnée à une École qui en est à sa première demande lors d’un exercice comptable et, en vertu de ce principe, aucune École ne peut recevoir plus de 1 500 $ au cours d’un tel exercice.

Financement

$   À l’issue de l’évaluation des demandes, et selon leur mérite, nous tenterons de venir en aide à autant de personnes que possible et la doyenne déterminera le montant qui sera accordé à chacune d’entre elles.

$   Le financement se fera par remboursement, c’est-à-dire que, une fois l’événement organisé, la personne fera signer par le directeur ou la directrice une demande de remboursement accompagnée des reçus. Le directeur ou la directrice fera ensuite parvenir à la doyenne la demande de remboursement, les reçus et un rapport sommaire pour approbation finale. Veuillez faire en sorte qu’il n’y a aucun montant à rembourser au 31 mars de chaque année.

Dépôt des demandes et lignes directrices

$   Les demandes (voir format ci-dessous) doivent Ltre déposées auprPs du directeur  ou de la directrice de l’Unité au 1er mai ou au 1er octobre. Cette possibilité de financement est offerte B l’exception des engagements déjB approuvés, la doyenne peut y mettre fin B tout moment pour raisons de contraintes budgétaires.

$   Normalement, les demandes prises en considération le sont pour les projets B mettre en oeuvre dans les six mois suivant la date limite.

$   Les demandes ou projets soumis doivent respecter les lignes directrices sous peine de rejet.

$   Les demandes doivent adhérer au format ci-dessous, sous-titres compris, sous peine de rejet. Si une reubrique est sans objet, il faudra l’ajouter quand mLme et expliquer pourquoi.